Zonder gegevens kunnen wij u niet helpen. We vragen alleen gegevens die we nodig hebben voor het behandelen van uw zaak.
Welke gegevens we vragen en waarvoor wij deze nodig hebben, leest u hieronder. Ook kunt u hier onder andere lezen hoelang we uw gegevens bewaren en wat uw rechten zijn.
Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 15 december 2020.
1. Voor welke doelen verwerken wij uw gegevens?
Brandmeester verleent rechtshulp op basis van een rechtsbijstandverzekering. Uw verzoek om rechtshulp beoordelen we aan de hand van polisvoorwaarden. Als wij rechtshulp verlenen op basis van de verzekering, verzorgen wij dat alleen met onze eigen medewerkers, waaronder advocaten in dienstbetrekking.
Brandmeester vindt het van groot belang om behoorlijk en zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens. Niet alleen omdat de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) dat eist maar ook omdat vertrouwelijkheid en geheimhouding kernwaarden zijn bij het verlenen van rechtshulp aan u. Het verlenen van rechtshulp vormt het belangrijkste doel van de verwerking van uw persoonsgegevens.
Het uitvoeren en nakomen van de verzekeringsovereenkomst
Brandmeester voert de rechtsbijstandverzekering uit en komt daarmee de verplichtingen van uw verzekeraar naar u na. De verzekeraar verstrekt Brandmeester voor dat doel gegevens over uw verzekering, zoals de ingangsdatum, alle voorwaarden en uw klantgegevens. Dat is nodig om te kunnen beoordelen of u verzekerd bent en of u een beroep op de polis kunt doen.
Brandmeester verstrekt omgekeerd een zeer beperkt aantal gegevens aan uw verzekeraar. Het gaat dan om de datum waarop u een zaak hebt gemeld, of de zaak loopt of is afgerond, het rechtsgebied of de soort zaak en de kosten die Brandmeester intern of extern voor de zaak heeft gemaakt. Deze informatie mag de verzekeraar uitsluitend gebruiken voor rendementsbeheer, het voldoen aan de eisen van hun wettelijke toezichthouders en ter voorkoming en bestrijding van fraude.
Deze uitwisseling van informatie over en weer is noodzakelijk voor het uitvoeren van de verzekeringsovereenkomst en is opgenomen in de polisvoorwaarden.
Bij melding van een nieuwe zaak kan Brandmeester het bestand raadplegen om te onderzoeken of er sprake is van individuele afspraken naar aanleiding van eerdere meldingen. Ook kan Brandmeester nagaan of er meer zaken in behandeling zijn die betrekking hebben op dezelfde polis, klant, situatie of tegenpartij. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn om de behandeling van zaken samen te voegen, om te voorkomen dat Brandmeester tegengestelde belangen behartigt of om misbruik of fraude te voorkomen.
Het verlenen van rechtshulp
Iedere advocaat of rechtshulpverlener is verplicht om alles wat hij over u en uw zaak weet geheim te houden. Dit is bepaald in de gedragsregels voor advocaten.
Voor andere medewerkers en mediators van Brandmeester geldt hetzelfde. Zij hebben allemaal een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
De gegevens die u aan Brandmeester verstrekt, worden alleen gebruik voor het doel waarvoor u ze hebt verstrekt, namelijk het verstrekken van advies, het verlenen van rechtshulp of mediation in uw zaak.
Als Brandmeester u helpt, worden gegevens, waaronder uw persoonsgegevens, in overleg met u en op basis van uw toestemming gedeeld met de tegenpartij, zijn/haar advocaat of derden zoals experts. Natuurlijk alleen als dat nodig en in uw belang is.
2. Waar komt informatie vandaan?
De meeste informatie verstrekt u zelf omdat u het beste op de hoogte bent van uw eigen zaak. Soms is het nodig om informatie op te vragen bij bijvoorbeeld een arts, een instantie of een getuige. Dat gebeurt dan altijd in overleg met u. Soms verzamelen we ook informatie uit openbare bronnen, zoals registers of media.
Als klant van Brandmeester ontvangt u de informatie die Brandmeester over u verzamelt ook zelf. Deze informatie wordt immers verzameld om u te kunnen adviseren of bij te staan in een juridisch geschil.
Uitgangspunt is dus dat u over dezelfde informatie over uzelf beschikt als Brandmeester. In bijzondere situaties kan dat anders zijn. Bijvoorbeeld als er een geschil tussen u en Brandmeester ontstaat. Dit geldt ook voor interne documenten die niet onder het inzagerecht vallen, zoals interne notities, analyses, collegiaal advies en telefoonnotities.
3. Bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens zoals medische gegevens mogen alleen met uw uitdrukkelijke toestemming worden verwerkt. In de meeste gevallen gaat het om medische informatie, bijvoorbeeld in zaken over letselschade of arbeidsongeschiktheid. Medische gegevens zijn dan nodig als bewijs in een zaak, bijvoorbeeld om vast te stellen welke klachten en beperkingen er zijn ontstaan.
Brandmeester gebruikt hiervoor een medische machtiging. U geeft daarmee toestemming aan uw arts of behandelaar om medische informatie te verstrekken aan (de medisch adviseur van) Brandmeester.
In veel zaken, bijvoorbeeld in letselzaken, verzamelt de medisch adviseur de medische informatie. De medisch adviseur adviseert daarna uw advocaat of rechtshulpverlener.
In bepaalde zaken krijgt uw advocaat of rechtshulpverlener zelf de beschikking over medische stukken. In alle gevallen behandelen we medische informatie vertrouwelijk en leggen we deze voor aan de medisch adviseur als we advies nodig hebben.
In sommige zaken heeft een werkgever medisch bewijs nodig over een medewerker. Bijvoorbeeld als een werkgever loon heeft doorbetaald en daarvoor schadevergoeding kan vragen bij een aansprakelijke partij. In die gevallen krijgt de werkgever niet zelf de medische informatie. Als Brandmeester een werkgever bijstaat, beoordeelt de medisch adviseur van Brandmeester de medische gegevens. De werkgever krijgt wel informatie over de haalbaarheid van de zaak maar niet over de medische achtergrond hiervan.
In alle zaken geldt dat uw advocaat of rechtshulpverlener u altijd op de hoogte houdt van wat er gebeurt met uw medische informatie.
4. Verwerking van persoonsgegevens van anderen dan klanten
In veel zaken worden ook gegevens van derden verwerkt, zoals getuigen of familieleden, een tegenpartij bij het geschil of een deskundige. Vaak is een derde actief betrokken en weet hij of zij dat Brandmeester persoonsgegevens verwerkt. Dat is bijvoorbeeld het geval als een getuige een verklaring aflegt of als een familielid helpt bij de zaak.
Soms ook worden gegevens verwerkt zonder dat degene dit zelf weet. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als namen van getuigen zijn opgenomen in een proces-verbaal of als namen van collega’s worden vermeld in een arbeidsrechtelijk geschil. Deze gegevens zijn soms niet nodig of pas later nodig als bijvoorbeeld bewijs moet worden geleverd. Tot die tijd worden zulke gegevens alleen bewaard.
Persoonsgegevens als deze mogen door Brandmeester worden verwerkt (ook bewaard) als dat in het belang van de klant gerechtvaardigd is. Als het om bijzondere persoonsgegevens gaat (zoals medische gegevens) mag dat als dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering van onze klanten.
In de meeste gevallen weet een betrokken derde (klant, expert, tegenpartij, netwerkadvocaat e.d.) dat Brandmeester zijn of haar persoonsgegevens verwerkt. Er is contact in het kader van de dossierbehandeling en er is ook bekend wat daarvan het doel is.
Als iemand niet weet dat Brandmeester persoonsgegevens van hem of haar verwerkt, is dat omdat het niet in het belang is van de klant om die informatie te delen. In dat geval valt die informatie onder het beroepsgeheim van de advocaten, rechtshulpverleners en overige medewerkers van Brandmeester.
5. Misbruik, fraude en ontoelaatbaar gedrag
Brandmeester verwerkt ook persoonsgegevens ter voorkoming en bestrijding van misbruik, fraude en ontoelaatbaar gedrag zoals het dreigen met of uitoefenen van (verbaal) geweld.
In het bijzonder kunnen gegevens worden verwerkt met als doel gebeurtenissen te analyseren, feiten vast te leggen en schade of nadeel voor Brandmeester, betrokkene zelf of derden te voorkomen.
In sommige gevallen kan Brandmeester persoonsgegevens delen met de politie en met justitie. Dit hangt af van de aard en ernst van de gebeurtenis.
Als een gebeurtenis leidt tot een verstoorde samenwerking of onvoldoende vertrouwen, kan het zijn dat Brandmeester u niet verder zal helpen. In dat geval laat Brandmeester dat aan u weten.
6. Bedrijfsvoering
In het kader van de bedrijfsvoering worden persoonsgegevens verwerkt via systemen en software. Uw gegevens worden dan wel gedeeld maar niet met het doel hier inhoudelijk kennis van te nemen. Het doel is in die gevallen bijvoorbeeld het opslaan, bewaren en toegankelijk maken van alle informatie en documenten in de vorm van een (digitaal) dossier.
Daarnaast analyseert Brandmeester gegevens in het kader van kwaliteitszorg en andere analyses die betrekking hebben op de klantvraag, klachten, dienstverlening, kosten, beveiliging, gebruik of gebruiksvriendelijkheid van de website etc.
Als in het kader van de bedrijfsvoering derden worden ingeschakeld, spreekt Brandmeester met hen dezelfde eisen af als de eisen die voor medewerkers van Brandmeester gelden.
7. Wie hebben inzage in mijn gegevens?
De medewerkers van Brandmeester (voor zover zij die nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie) en derden die wij inschakelen als verwerker kunnen inzage hebben in uw gegevens. Alle partijen zijn tot geheimhouding verplicht op grond van de gedragsregels voor advocaten of de AVG.
8. Waar zijn mijn gegevens?
Brandmeester en haar verwerkers houden bij wanneer en aan wie zij welke gegevens verstrekken. Deze informatie kunt u op elk moment opvragen bij Brandmeester.
9. Bewaartermijn gegevens
Brandmeester bewaart uw gegevens voor de tijd dat wij bezig zijn met uw zaak. Nadat uw zaak is afgerond, bewaart Brandmeester uw gegevens zeven jaar. Deze termijn is gebaseerd op wettelijke verplichtingen die er op toezien dat Brandmeester in staat is zich te verantwoorden voor de manier waarop wij uw zaak hebben behandeld en de kosten die daarbij zijn gemaakt. In sommige gevallen heeft Brandmeester of hebt u een gerechtvaardigd belang bij het langer bewaren van de gegevens. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als de gegevens later voor u of voor Brandmeester van belang kunnen zijn in een juridisch geschil.
Een beperkte set van gegevens wordt langer bewaard om te kunnen bepalen of er sprake is van tegengestelde belangen. Ook voor het bewaren gelden de waarborgen uit het Brandmeester Informatiebeveiligings- en privacybeschermingsbeleid.
10. Beveiliging gegevens
Op basis van ons Informatiebeveiligingsbeleid treftBrandmeester zowel fysieke (organisatorische) als digitale (technische) maatregelen voor de beveiliging van uw gegevens. Dit ter voorkoming van verlies, vernietiging of beschadiging en tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking van uw gegevens.
De website van Brandmeester hanteert een beveiligde verbinding (https://). Informatie wordt versleuteld zodat alleen de afzender en de ontvanger die informatie kunnen lezen. De webpagina’s waar u uw gegevens invult, zijn beveiligd door een SSL-certificaat. Op die manier kunnen derden niet meelezen.
Brandmeester zal verlies, diefstal of misbruik van persoonsgegevens zo snel mogelijk aan u melden als dat moet. Brandmeester verleent volledige medewerking aan het onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens als dit soort beveiligingsincidenten of datalekken plaatsvinden.
11. Uw privacyrechten
De AVG geeft u het recht op: (1) inzage van uw gegevens; (2) rectificatie (aanpassing of aanvulling) of verwijdering van uw gegevens; (3) beperking van de desbetreffende verwerking.
Daarnaast hebt u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking en het gebruik van uw gegevens. Ook hebt u het recht op dataportabiliteit: het recht om uw gegevens te ontvangen voor persoonlijk (her)gebruik of voor het doorgeven aan een andere organisatie.
Als u wil weten welke persoonsgegevens Brandmeester verwerkt, kunt u een inzageverzoek doen. Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om de gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.
Brandmeester kan niet aan ieder inzageverzoek voldoen. Advocaten en rechtshulpverleners hebben een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat Brandmeester geen informatie uit dossiers verstrekt aan derden of tegenpartijen.
Ten aanzien van verzoeken om gegevens te verwijderen, geldt dat Brandmeester zulke verzoeken moet afwegen tegenover wettelijke (bewaar)plichten en andere belangen.
Al uw rechten kunt u uitoefenen door een verzoek te sturen naar:
Brandmeester Advocaten en Juristen B.V., t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Oude Middenweg 17
2419 AC Den Haag
Of per e-mail naar compliance@srkrechtsbijstand.nl
De Functionaris Gegevensbescherming neemt dan binnen vijf werkdagen contact met u op om uw verzoek te bespreken. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door uzelf is gedaan, kunnen wij vragen om een kopie van een geldig identiteitsbewijs (zoals een paspoort of rijbewijs). Maak in dat geval uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart om uw privacy te beschermen.
12. Uitschrijven
U kunt u altijd uitschrijven voor de commerciële e-mails en nieuwsbrieven van Brandmeester.
13. Vragen, opmerkingen en klachten over omgang met persoonsgegevens
Brandmeester vindt een zorgvuldige en gedegen verwerking van persoonsgegevens belangrijk. Vragen, opmerkingen en klachten over dit onderwerp vormen een belangrijke bron voor verbetering.
Hebt u vragen, opmerkingen of klachten, dan kunt u die sturen aan onze Functionaris Gegevensbescherming via: compliance@srkrechtsbijstand.nl
Daarnaast hebt u het recht om in geval van ondeugdelijke gegevensverwerking een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie voor de contactgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
14. Contactgegevens BrandMR
Hieronder vindt u het bezoek- en correspondentieadres van Brandmeester en een aantal andere gegevens. U kunt op elke gewenste manier contact met ons opnemen voor uw verzoek of klacht.
Functionaris Gegevensbescherming
Mr. Jan Bernard ter Horst
Tel: 088- 0188439
compliance@srkrechtsbijstand.nl
adres:
Brandmeester Advocaten en Juristen B.V.
Oude Middenweg 17
2419 AC Den Haag
Overige gegevens:
KvK: 75242060
W: www.srkrechtsbijstand.nl
15. Aanpassingen privacystatement
Brandmeester behoudt zich het recht voor dit privacy statement aan te passen. De wijzigingen zullen op de website gepubliceerd worden. Brandmeester raadt u daarom aan dit privacystatement regelmatig te lezen.
Versie 1.1, december 2020